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Código de Conducta para Proveedores – Code of Conduct for Suppliers

Code of Conduct for Suppliers to Sony Music Entertainment
This document applies to suppliers (collectively, “Suppliers”) of Sony Music Entertainment Argentina S.A (“SME”) and its subsidiaries. Use of the terms “SME,” “we,” “our” and “the Company” in this document refer to Sony Music Entertainment Entertainment Argentina SA or one or more of its subsidiaries, whichever is relevant to the particular Supplier relationship.
SME expects that all its Suppliers comply with all applicable laws and regulations of the countries and regions in which SME and its Suppliers operate, and to conduct business activities in an honest, ethical and responsible manner. This Code of Conduct for Suppliers sets forth our expectations for doing business with SME.
This Code of Conduct (this “Code”) contains general requirements applicable to all SME Suppliers. Particular Supplier contracts may contain more specific provisions addressing some of these same issues. Nothing in this Code is meant to supersede any more specific provision in a particular contract, and to the extent any inconsistency exists between this Code and any other provision of a particular contract, the other provision will control.
Conflicts of Interest
If a Supplier’s employee is a family relation (spouse, parent, sibling, grandparent, child, grandchild, in-law, or same or opposite sex domestic partner) to an employee of SME, or if a Supplier has any other relationship with an employee of SME that might represent a conflict of interest, the Supplier should promptly disclose this fact to SME or ensure that the SME employee does so. SME employees are expected to act in the best interest of the Company. Accordingly, Supplier acknowledges and understands that SME employees should have no relationship, financial or otherwise, with any Supplier that might conflict, or appear to conflict, with the employee’s obligation to act in the best interest of SME.
SME prohibits corrupt practices in any form, including bribery, kickbacks, and other unlawful payments, in both the public (government) and the private (commercial) sectors. In connection with any transaction as a Supplier to SME, or that otherwise involves SME, the Supplier must not give or offer to give anything of value (payment, gifts, entertainment, or business amenity), directly or indirectly, to individuals in order to improperly influence them to obtain or retain business, or to secure any improper business advantage. Great care must be taken in dealing with government officials. Suppliers acting on behalf of SME must comply with the U.S. Foreign Corrupt Practices Act and the UK Bribery Act, as well as all local laws dealing with bribery of government officials. Suppliers may not give anything of value to a government official on the Company’s behalf (or in the course of interacting with government on the Company’s behalf) without prior written approval from Company finance and legal personnel, which can be obtained through the Supplier’s primary contact/relationship manager at the Company. In addition to obtaining prior approval, Suppliers must keep a written accounting of all payments (including any gifts, meals, entertainment or anything else of value) made on behalf of SME or out of funds provided by SME. Suppliers must furnish a copy of this accounting to SME upon request.
Gifts, Meals, and Entertainment
Supplier acknowledges and understands that SME employees are prohibited from accepting anything more than reasonable and modest gifts, meals and entertainment from Suppliers. Ordinary business meals and small tokens of appreciation such as gift baskets at holiday time consistent with customary business practices are generally acceptable, but Suppliers should avoid offering SME employees travel, frequent meals or expensive gifts. Cash gifts or cash equivalents, such as gift cards, are never allowed. When providing services to the Company or otherwise when acting on the Company’s behalf, Supplier’s employees are subject to the same limits described in this section when offered gifts, meals or entertainment by Company’s customers, Suppliers, or other business partners. If the Supplier is a government official, the Supplier is expected to comply with all applicable laws, rules, and regulations regarding gifts and entertainment.
Protecting Confidential Information
Suppliers should protect SME’s confidential information. Suppliers who have been given access to confidential information as part of the business relationship should not share this information with anyone unless authorized to do so by SME. Suppliers should not trade in securities, or encourage others to do so, based on confidential information received in the course of providing services to or acting on behalf of SME. If a Supplier believes it has been given access to SME’s or any other third party’s confidential information in error, the Supplier should immediately notify its contact at the Company and refrain from further distribution of the information. Similarly, a Supplier should not share with anyone at SME information related to any other company if the Supplier is under a contractual or legal obligation not to share the information.
Trade Controls
Suppliers must comply with applicable trade control laws and regulations. These laws and regulations prohibit or restrict sales or other transactions involving certain products, services, software and technologies to certain countries, individuals or entities to secure international peace and security. Suppliers must know and comply with those laws and regulations.
Business and Financial Records
Every Supplier must keep accurate records of all matters related to the Supplier’s business with SME. This includes the proper recording of all expenses and payments. If SME is being charged for a Supplier’s employee’s time, time records must be complete 3 and accurate. Suppliers should not delay sending an invoice or otherwise enable the shifting of an expense to a different accounting period.
Reporting Potential Misconduct
Suppliers who believe that an employee of SME, or anyone acting on behalf of SME, has engaged in illegal or otherwise improper conduct, should report the matter to the Company. The Supplier can contact the employee’s manager or report it to [email protected]. A Supplier’s relationship with SME will not be affected by an honest report of potential misconduct.
SME respects the privacy of individuals, such as customers, employees of Suppliers, and SME personnel. Suppliers should develop and implement policies and internal rules regarding personal information and observe and comply with all applicable laws and regulations as well as applicable internal rules and policies whenever collecting, maintaining, using, disclosing or disposing of personal information.
Human Rights
SME believes that all human beings should be treated with dignity and respect. Suppliers should be committed to upholding internationally recognized human rights of all people, including using all reasonable efforts to avoid causing or contributing to adverse human rights impacts that may arise from operations, products, services and/or business relationships and acting diligently to help remediate any impacts that may occur. Additionally, Suppliers must not use any form of forced or involuntary labor where people are forced to work against their will, including forced labor to work off a debt, prison labor or human trafficking. Suppliers also shall not use child labor. “Child” means a person younger than fifteen years old (or younger than fourteen years old where a local law provides for a lower age) or the local legal minimum age for labor, if it is higher. This does not apply to work or service of performers or recording artists, to the extent permitted by local law (for example, a child recording artist).
Non-Discrimination / Anti-Harassment
Suppliers should be committed to a workforce free of unlawful harassment and discrimination. Suppliers shall not engage in discrimination based on any basis protected by the laws of the jurisdiction in which they operate in hiring and employment practices.
Diversity and Inclusion
SME is committed to fostering a culture of diversity and inclusion within its workplace and recognizes and appreciates the value that individual differences and diverse perspectives bring to its business.
Suppliers agree to use commercially reasonable efforts to:
1) support and foster diversity within their workplace;
2) promote the staffing of SME projects with individuals who are qualified and diverse as defined by EEOC guidelines (e.g. that person’s race, color, religion, sex (including gender identity, sexual orientation, and pregnancy), national origin, age (40 or older), disability or genetic information);
3) provide those individuals with substantive responsibilities commensurate with their experience; and
4) provide opportunities for Diverse Suppliers to participate in Supplier’s procurement activities. “Diverse Suppliers” means minority-, woman-, LGBT-, disabled-, veteran-, and service-disabled veteran-owned businesses in possession of a current third-party certification attesting to 51% or more ownership, operation and control by members of the respective population.
Program Development: If Supplier does not currently track spend with Diverse Suppliers, Supplier agrees to implement a program to comply with the requirements of this section within one (1) year.
Record Keeping: Supplier shall (i) maintain records evidencing compliance with this section, and (ii) make these records available to SME on request.
Healthy and Safe Work Environment
SME is committed to maintaining a healthy, safe and productive work environment. The Company expects its Suppliers to comply with all applicable health and safety laws and regulations to help ensure workplace safety. Suppliers must also recognize that ongoing worker input and education is essential to identifying and solving health and safety issues in the workplace, and have suitable programs in place which address topics including occupational safety, emergency preparedness, occupational injury and illness, industrial hygiene, physically demanding work, machine safeguarding, sanitation, food and housing.
SME expects its Suppliers to recognize that environmental responsibility is integral to producing world class products and sustaining quality of life for future generations. Suppliers are expected to have suitable programs in place which address topics including environmental permits and reporting, pollution prevention and resource reduction, hazardous substances, solid waste, air emissions, materials restrictions, water management, energy consumption and greenhouse gas emissions. 
Responsible Sourcing of Minerals
SME’s Suppliers shall adopt a policy and exercise due diligence on the source and chain of custody of the tantalum, tin, tungsten, and gold in the products they manufacture to reasonably assure that they are sourced in a way consistent with the Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas or an equivalent and recognized due diligence framework.
Any questions regarding this Supplier Code of Conduct should be directed to [email protected].
Código de Conducta para Proveedores de Sony Music Entertainment
El presente documento resultará aplicable a los proveedores (conjuntamente denominados como los “Proveedores”) de Sony Music Entertainment Argentina S A (“SME”) y las subsidiarias.- Los términos “SME”, “nosotros”, “nuestro” y “la Compañía” de este documento harán referencia a Sony Music Entertainment Argentina SA o a una o más subsidiarias, según corresponda a la relación con el Proveedor en cuestión.
SME espera que todos sus Proveedores den cumplimiento a las leyes y normativa aplicables en los países y regiones en los que operan SME y sus Proveedores, y que lleven a cabo sus negocios de una manera honesta, ética y responsable. El presente Código de Conducta para Proveedores establece nuestras expectativas a los fines de hacer negocios con SME.
El presente Código de Conducta (este “Código”) contiene los requisitos generales que aplican a todos los Proveedores de SME. Los contratos con determinados Proveedores pueden incluir disposiciones más específicas con relación los mismos temas. Ninguno de los términos de este Código tiene la finalidad de sustituir las disposiciones más específicas de un determinado contrato y, en caso de existir inconsistencias entre el presente Código y cualquier otra disposición de un contrato determinado, prevalecerá la del contrato en cuestión.
Conflictos de Interés
Si un Proveedor tuviese una relación de parentesco (cónyuge, padre/madre, hermano/a, abuelo/a, hijo/a, nieto/a, pariente político o pareja del mismo género o de género opuesto) con un empleado de SME, o si un Proveedor tuviese cualquier otro tipo de relación con un empleado de SME que pudiera representar un conflicto de intereses, el Proveedor deberá informar esta situación de forma inmediata a SME o asegurarse de que el empleado de SME lo haga. Se espera que los empleados de SME actúen teniendo plenamente en cuenta los intereses de la Compañía. Por lo tanto, el Proveedor conoce y comprende que los empleados de SME no deberían tener vínculo -financiero o de ninguna otra naturaleza- con un Proveedor, que pudiese contraponerse a o pareciera contraponerse a la obligación del empleado de SME de actuar teniendo plenamente en cuenta los intereses de esta última.
SME prohíbe cualquier tipo de práctica corrupta, incluyendo sobornos, kickbacks (“retornos”) y otros pagos ilegales, tanto en los sectores públicos (administración pública) como privados (comercial). En cuanto a cualquier tipo de transacción realizada como Proveedor de SME, o que involucre a SME, el Proveedor tiene prohibido entregar u ofrecer, en forma directa o indirecta, objetos de valor (pagos, obsequios, actividades de entretenimiento o atenciones comerciales) a terceros en orden a ejercer una influencia inapropiada para obtener o retener negocios, o asegurar una ventaja comercial irregular. Deben extremarse las medidas de cuidado al tratar con funcionarios públicos. Los Proveedores que actúen en representación de SME deben cumplir con las disposiciones de la Ley de los Estados Unidos sobre Prácticas Corruptas en el Extranjero y la Ley Antisoborno del Reino Unido, así como con las disposiciones de las leyes locales vinculadas con sobornos a funcionarios públicos. Los Proveedores no podrán entregar objetos de valor a funcionarios públicos en nombre de la Compañía (o durante su interacción con los mismos en nombre de la Compañía) sin la previa aprobación por escrito del personal de finanzas y legales de la Compañía, que podrá ser obtenido a través del contacto principal/ gerente de relaciones institucionales de la misma. Además de obtener una aprobación previa, los Proveedores deberán mantener un registro escrito de todos los pagos (incluyendo obsequios, comidas de negocios, actividades de entretenimiento o cualquier otro objeto de valor) realizados en nombre de SME o financiado por SME. A pedido de SME, los Proveedores deberán entregar una copia de estos registros.
Obsequios, Comidas de Negocios y Actividades de Entretenimiento.
El Proveedor conoce y comprende que los empleados de SME no pueden aceptar más que obsequios, comidas de negocios y actividades de entretenimiento sencillas de parte de los Proveedores. Las comidas de negocios usuales o  pequeñas muestras de agradecimiento tales como cestas de regalos en fechas festivas de conformidad con las prácticas comerciales habituales resultan, en general, aceptables, pero los Proveedores deberían evitar ofrecer viajes, comidas  de negocios frecuentes u obsequios costosos a los empleados de SME. Queda prohibida la entrega de dinero en efectivo o equivalentes de efectivo, tales como vales (gift cards). Al prestar servicios para la Compañía o actuar en su nombre, los empleados del Proveedor se encuentras sujetos a las mismas restricciones que se describen en este apartado cuando se les ofrezcan obsequios, comidas de negocios o actividades de entretenimiento por parte de los clientes de la Compañía, Proveedores u otros socios comerciales. Si el Proveedor es un funcionario público, se espera que éste cumpla con todas las leyes, normativa y reglamentos aplicables a la recepción de obsequios y actividades de entretenimiento.
Protección de la Información Confidencial
Los Proveedores deben proteger la información confidencial de SME. Los Proveedores que hayan tenido acceso a información confidencial como parte de su vínculo comercial no deben compartir esta información con terceros sin contar con la aprobación de SME al respecto. Los Proveedores no deben intercambiar valores, o alentar a terceros a hacerlo, en base a información confidencial recibida en el transcurso de la prestación de servicio a o actuando en nombre de SME. Si un Proveedor considera que se le ha otorgado acceso a información confidencial de SME o de cualquier otro tercero por error, debe notificar inmediatamente esta situación a la Compañía y abstenerse de distribuirla. De idéntico modo, un Proveedor no debe compartir con personal de SME información vinculada con otra compañía en caso de encontrarse contractual o legalmente obligado a no divulgar la misma.
Controles de comercio
Los Proveedores deben dar cumplimiento a todas las leyes y normativa aplicables en materia de control de comercio. Estas leyes y normativa prohíben o restringen ventas u otras transacciones vinculadas con determinados productos, servicios, software y tecnologías a ciertos países, personas físicas o jurídicas, en orden a garantizar la paz y seguridad internacionales. Los Proveedores deben conocer y cumplir con dichas leyes y normativa.
Registros Comerciales y Financieros
Cada Proveedor debe mantener registros precisos de todos los aspectos vinculados con los negocios del Proveedor con SME. Esto incluye el registro adecuado de todos los gastos y pagos. Si SME debiera abonar horas profesionales de empleados del Proveedor, deberán llevarse registros completos y precisos de las mismas. Los Proveedores no deben demorar el envío de facturas o permitir el traslado de un gasto a un ejercicio contable diferente.
Informar sobre Posibles Conductas Inadecuadas
Los Proveedores que consideren que un empleado de SME, o cualquiera que actúe en su nombre, se ha involucrado en una conducta ilícita o que resulte de cualquier otro modo inadecuada, deberán informar a la Compañía al respecto. El Proveedor podrá contactarse con el superior del dicho empleado o informarlo a [email protected]. La relación de un Proveedor con SME no se verá afectada por el hecho de que el mismo haya informado en forma honesta una posible conducta inadecuada.
SME respeta la privacidad de las personas, tales como clientes, empleados de los Proveedores y el personal de SME. Los Proveedores deben desarrollar e implementar políticas y reglas internas con relación a los datos personales y respetar y cumplir con todas las leyes y normativa aplicable, así como con las reglas y políticas internas al momento de recopilar, mantener, utilizar, divulgar o disponer de los datos personales.
Derechos Humanos
SME considera que todos los seres humanos deben ser tratados con dignidad y respeto. Los Proveedores deben comprometerse a acatar los derechos humanos internacionalmente reconocidos de todas las personas, lo que incluye emplear esfuerzos razonables con el objeto de evitar causar o contribuir a generar un impacto negativo en los derechos humanos a partir de operaciones, productos, servicios y/o relaciones comerciales, y actuar en forma  diligente para ayudar a corregir cualquier posible impacto. Adicionalmente, los Proveedores no emplearán ninguna forma de trabajo forzado o involuntario en el cual las personas se vean obligadas a trabajar contra su voluntad, incluyendo el pago de deudas mediante la realización de tareas, trabajo penitenciario o tráfico de personas. Los Proveedores no emplearán menores. Se entenderá por “Menor” a cualquier persona menor de 16 años (o de catorce años, en aquellos lugares donde la ley local permita una edad menor) o de la edad legal mínima para trabajar, si fuese mayor. Esta prohibición no aplica al trabajo o los servicios prestados por intérpretes o artistas musicales, en la medida en que la ley local así lo permita (por ejemplo, un intérprete menor de edad).
Política contra la Discriminación y el Acoso
Los Proveedores deben comprometerse a que su personal no sufra acoso ilegal ni discriminación. Los Proveedores no discriminarán a personas en sus prácticas de contratación y empleo en base a ningún fundamento protegido por las leyes de la jurisdicción en la cual desarrollen sus tareas.
Diversidad e Inclusión
SME se compromete a fomentar una cultura de diversidad e inclusión en sus espacios de trabajo y reconoce y aprecia el valor que las diferencias individuales y las diversas perspectivas aportan a su negocio.
Los Proveedores acuerdan emplear sus esfuerzos comerciales razonables en orden a:
1)       Apoyar y fomentar la diversidad en sus espacios de trabajo;
2)       Promover que el personal asignado a los proyectos de SME se encuentre integrado por personas calificadas y diversas tal se define en las pautas de la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (por ejemplo, la raza, color, religión, sexo (incluyendo identidad de  género, orientación sexual y embarazo), nacionalidad, edad (40 años o mayor), discapacidad o información genética de dichas personas);
3)       Asignar a estas personas responsabilidades sustanciales acordes a su experiencia; y 
4)       Brindar oportunidades para que Proveedores Diversos participen en actividades de adquisición del Proveedor. Se entenderá por “Proveedores Diversos” a negocios de propiedad de minorías, mujeres, miembros de la comunidad LGBT, personas con discapacidad, veteranos de guerra y veteranos de guerra con discapacidad, que posean una certificación de terceros que indique que el 51%, o un porcentaje superior, de la titularidad, manejo o control de dichos negocios pertenece a miembros de la minoría respectiva.
Desarrollo del programa: si, en la actualidad, el Proveedor no lleva un registro de gastos con Proveedores Diversos, éste se compromete a implementar un programa destinado a cumplir con los requisitos de este apartado durante el próximo año.
Conservación de registros: el Proveedor (i) conservará registros que demuestren el cumplimiento de las disposiciones de este apartado, y (ii) a pedido de esta última, pondrá dichos registros a disposición de SME.
Ambiente de Trabajo Saludable y Seguro
SME se compromete a mantener un ambiente de trabajo saludable, seguro y productivo. La Compañía espera que sus Proveedores cumplan con todas las leyes y normativa vinculadas con seguridad e higiene a los fines de garantizar la seguridad laboral. Asimismo, los Proveedores deben reconocer que los aportes y educación continuos de los trabajadores resultan esenciales para identificar y resolver problemas vinculados con la seguridad e higiene en el trabajo, y contar con programas vigentes adecuados para abordar distintos temas, incluyendo seguridad ocupacional, plan de emergencias, enfermedades y accidentes laborales, higiene industrial, tareas que requieren esfuerzos físicos, protección de maquinaria, saneamiento, alimentación y vivienda.
Responsabilidad Ambiental
SME espera que sus Proveedores reconozcan que la responsabilidad ambiental resulta fundamental a los fines de generar productos de primera clase y mantener la calidad de vida para las generaciones futuras. Se espera que los Proveedores cuenten con programas adecuados para abordar temas que incluyan  permisos e informes ambientales, prevención de la contaminación y reducción de recursos, sustancias peligrosas, residuos sólidos, emisiones atmosféricas, restricciones al uso de determinados materiales, gestión del agua, consumo de energía y  emisiones de gases de efecto invernadero.
Abastecimiento Responsable de Minerales
Los Proveedores de SME deben adoptar políticas y actuar con la debida diligencia con relación al abastecimiento y la cadena de custodia del tántalo, estaño, tungsteno y oro en los productos que fabriquen a los fines de garantizar que los mismos han sido obtenidos de un modo que resulte compatible con la Guía para Cadenas de Suministro Responsables de Minerales en Áreas de Conflicto o de Alto Riesgo de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE) o un marco de debida diligencia equivalente y reconocido.
Cualquier consulta sobre este Código de Código de Conducta para Proveedores debe dirigirse a [email protected].